Registrarsi, tenere in ordine anagrafica e documenti, curare il minisito.
Questa guida è per le agenzie di viaggio associate a FIAVET Sicilia. Spiega come entrare nell'area riservata, tenere in ordine i propri dati e usare gli strumenti che la Federazione mette a disposizione.
In ogni schermata il pulsante ? in basso a destra spiega a cosa serve quella pagina: se hai un dubbio mentre lavori, parti da lì.
Ci sono due percorsi diversi e sceglierli bene fa risparmiare tempo. Se stai entrando adesso per la prima volta, la guida Primo accesso riassume tutto in una pagina sola, compreso il collegamento del bot Telegram.
L'anagrafica esiste già nei nostri archivi: devi solo creare le credenziali per accedervi.
È la domanda di adesione vera e propria. O è completa, o non parte: il modulo non si invia a metà, perché una domanda incompleta bloccherebbe comunque l'iter.
Prima di iniziare, tieni sottomano:
Il bonifico va quindi fatto prima di compilare la domanda: la ricevuta è uno dei documenti richiesti, e senza la quota la segreteria non può approvare. Importo, IBAN e causale sono scritti nella prima schermata, quella che chiede P.IVA ed email — così te li trovi davanti prima di cominciare e non a modulo finito.
Qualche accortezza:
Dopo l'invio l'anagrafica resta in attesa: la segreteria verifica documenti e requisiti prima di attivarla. Fino ad allora non puoi registrare movimenti né pubblicare il minisito.
L'esito ti viene comunicato, non devi riprovare a caso: quando la richiesta è accolta ricevi un'email con il collegamento per entrare, e se hai collegato il bot l'avviso arriva anche su Telegram. Se invece non è accolta ricevi comunque un'email, con l'indirizzo della segreteria a cui chiedere il perché.
Si entra con l'email comunicata alla segreteria e la propria password.
È la schermata che vedi appena entrato: lo stato della tua quota per l'anno in corso, le scadenze da tenere d'occhio e le ultime pubblicazioni.
Da qui, con il menù in alto, raggiungi la tua scheda, il minisito e l'archivio delle circolari.
I dati della tua agenzia. Puoi aggiornarli tu, senza passare dalla segreteria.
091 1234567; 091 7654321. Sul minisito compaiono tutti, e se metti più
numeri WhatsApp trovi un pulsante per ciascuno. Al massimo cinque per campo.Ogni modifica viene registrata con autore, data, ora e indirizzo IP. È una garanzia per entrambi: permette di ricostruire chi ha cambiato cosa.
La tua vetrina pubblica sul sito della Federazione, più l'archivio dei documenti.
Il minisito è visibile solo se l'agenzia è attiva e in regola.
I documenti si caricano dalla pagina Minisito & documenti, e li verifica la segreteria. Ogni nuovo caricamento è una versione nuova: quella vecchia resta nell'archivio, ma vale l'ultima.
La data di scadenza si chiede solo dove esiste: polizza RC e fondo di garanzia. Su licenza e visura non te la chiediamo, perché non ce l'hanno — e una data inventata non serve a nessuno.
La licenza non scade, ma l'attività va prorogata: ogni anno comunichi la proroga alla Regione, e qui carichi copia di quella comunicazione indicando l'anno di riferimento. La scadenza la mette il sistema, non devi scriverla tu.
Il termine è il 31 gennaio. Chi non l'ha caricata entra comunque fino al 28 febbraio: è una tolleranza, non un secondo termine, e c'è perché il documento dipende anche dai tempi della Regione. Un avviso compare in cima alla tua pagina già da gennaio, così non lo scopri a febbraio finito.
Dal 1º marzo, senza quel documento, l'area riservata si restringe: entri lo stesso, ma vedi solo la tua scheda e la pagina dei documenti. È fatto apposta — sbarrarti fuori mentre ti chiediamo di consegnare qualcosa sarebbe assurdo. Appena carichi, l'accesso torna pieno: non serve aspettare che qualcuno lo sblocchi.
Il primo anno in cui la proroga è richiesta è il 2027. Chi si associa in corso d'anno non deve quella dell'anno in cui è entrato.
Può capitare: una scansione illeggibile, un documento scaduto, il file sbagliato. In quel caso trovi lo stato respinto con il motivo scritto, e lo ricevi anche per email e su Telegram se hai collegato il bot.
Un documento respinto restringe subito l'accesso, in qualunque mese. Si rimedia caricandone uno nuovo: la versione nuova prende il posto di quella respinta e l'accesso si riapre da solo. Se pensi che sia un errore, scrivi alla segreteria.
Termini previsti dallo statuto
- Il rinnovo dell'iscrizione va perfezionato perentoriamente entro il 30 marzo.
- L'eventuale disdetta va inviata entro il 28 febbraio.
Il 30 marzo è anche la data alla quale si verifica chi è in regola. Chi non lo è:
Prima di quella data la segreteria invia tre solleciti: a fine gennaio, a fine febbraio e a metà marzo. Se ricevi un sollecito e hai già pagato, basta inviare la contabile.
La quota associativa si paga con bonifico. Quando l'incasso viene riconciliato dalla segreteria, la tua iscrizione risulta subito in regola e la ricevuta viene emessa automaticamente e inviata all'indirizzo email dell'agenzia: non devi chiederla. La trovi comunque sempre nella tua scheda, sotto la quota dell'anno.
L'archivio di quello che la Federazione pubblica per i soci: circolari, comunicati stampa e webinar registrati.
Puoi filtrare per tipo o cercare nel titolo. Aprendo una pubblicazione trovi il testo, gli allegati da scaricare e, per i webinar, la registrazione.
Le circolari arrivano anche via email all'indirizzo che hai indicato come «email per circolari»: se non le ricevi, controlla che quell'indirizzo sia giusto nella tua anagrafica.
La voce «Abusivismo» del menu serve a segnalare chi organizza o vende viaggi ed escursioni senza le autorizzazioni previste, anche quando l'attività viene pubblicizzata su portali come GetYourGuide, Viator o Civitatis.
Puoi denunciare anche se hai appena avviato la domanda di adesione e la segreteria non ti ha ancora approvato: basta avere l'account con l'email confermata.
Ci sono due modi di segnalare:
Per ogni soggetto ti vengono chiesti denominazione commerciale, nominativo, partita IVA, recapiti, quale attività è realmente autorizzato a svolgere e dove. Solo la denominazione è obbligatoria: scrivi quello che sai.
Poi arrivano le evidenze, ed è la parte che conta. Una evidenza è un annuncio: il nome del portale, il link diretto, la descrizione di cosa viene venduto, eventuali note e fino a tre foto o screenshot. Se lo stesso soggetto compare su tre portali, inserisci tre evidenze. Gli screenshot sono importanti perché un annuncio può sparire da un giorno all'altro, il link no.
Una volta inviata, la denuncia viene protocollata e non è più modificabile: è un atto. Se hai altro materiale usa le integrazioni, in fondo alla pagina della denuncia: data, nota, link e documentazione si accodano alla pratica. Nella stessa pagina vedi lo stato di lavorazione e, a chiusura, l'esito.
Ogni tanto la Federazione apre un argomento su cui raccogliere l'esperienza delle agenzie: la chiusura dell'aeroporto di Catania, la scorrettezza di certi operatori, un problema che tocca il settore. La voce «Segnalazioni» del menu elenca quelli aperti in questo momento.
Non è un forum e non è una bacheca. Quello che scrivi lo leggono la segreteria, la presidenza e il delegato della tua provincia: le altre agenzie non lo vedono. Puoi quindi essere preciso senza esporti con i colleghi.
Per ogni segnalazione ti vengono chiesti:
Puoi tornare più volte sullo stesso argomento, finché la raccolta è aperta: ogni segnalazione resta separata, con la sua data.
Un argomento può essere chiuso: continui a leggerlo e a rivedere quello che hai mandato, ma non accetta più contributi. Il motivo è scritto in pagina — raccolta conclusa, oppure non ancora iniziata.
Ho cambiato indirizzo email: cosa devo fare? Aggiornala nella tua anagrafica. Ricorda che l'email per le circolari è un campo separato: se usi due caselle diverse, aggiornale entrambe.
Il mio minisito non compare sul sito. Succede quando l'agenzia non risulta attiva o in regola con la quota dell'anno. Verifica la situazione quote nella tua scheda e, se ti sembra un errore, contatta la segreteria.
Ho caricato un documento ma risulta «in verifica». È normale: i documenti li valida la segreteria. Fino ad allora restano visibili solo a te e a lei.
Non riesco più ad accedere. Le cause più comuni sono tre: password sbagliata più volte (account bloccato), quota non in regola (account sospeso), email mai confermata. Il messaggio che vedi dice quale delle tre è.